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Hybrid Working: 8 consigli da Cegos per viverlo al meglio

A due anni dall' inizio della pandemia manager e collaboratori si trovano ancora ad affrontare le sfide portate dall' hybrid working.
A due anni dall' inizio della pandemia manager e collaboratori si trovano ancora ad affrontare le sfide portate dall' hybrid working.

In questo inizio di 2022 in cui occorre trovare un nuovo equilibrio tra il lavoro da remoto con quello in presenza, che sia per due/tre giorni la settimana o anche meno, ciò che conta a livello organizzativo e personale è vivere al meglio questo nuovo contesto di hybrid working , promuovendo gli aspetti positivi di entrambe le modalità e prevenendo le difficoltà e i rischi che comportano. In questo senso, secondo il parere di 9 HR Manager su 10, lo sviluppo delle competenze , è la chiave per fronteggiare la trasformazione; allo stesso modo il 94% dei dipendenti, sempre più sensibili e attenti dopo quasi due anni di pandemia, si dichiara pronto a seguire autonomamente percorsi formativi per adattarsi ai cambiamenti su ruoli e competenze. Il Cegos Observatory Barometer 2021 ha rilevato, inoltre, l’ incremento generalizzato dell’ utilizzo della formazione online a seguito dell’ emergenza sanitaria e confermato che le competenze da padroneggiare in via prioritaria sono remote management , comunicazione digitale e capacità di adattamento . Per questo gli studi internazionali Cegos hanno enucleato 8 pratiche con relative competenze da sviluppare, adatte sia a manager che dipendenti, per vivere al meglio l’ hybrid working. Si tratta di competenze individuali e collettive che ogni lavoratore e azienda dovranno coltivare, collaborando nella creazione di un ambiente di lavoro che, anche se ibrido, dovrà essere sempre più inclusivo e responsabile. ‘L’ Hybrid working sta diventando di uso comune, nonostante la tendenza rimanga orientata prevalentemente verso una modalità ‘remote-first’, anche a seguito della recente impennata di contagi. È evidente che questo nuovo approccio ‘ibrido’ sottolinea ancor più l’ importanza del rispetto dell’ equità e la salvaguardia della cultura aziendale‘, commenta Silvia Martinelli, Regional Manager & International Projects Manager di Cegos Italia . ‘ Chi lavora da remoto , qualora non correttamente supportato, corre il rischio di rimanere ai margini dell’ organizzazione; diventa cruciale, quindi, che qualsiasi modello applicato non venga lasciato all’ improvvisazione e che tutti i dipendenti siano messi in condizione di procedere allineati verso un unico obiettivo, ne siano ispirati nelle loro azioni quotidiane e siano supportati in ogni aspetto delle attività. In questo scenario la formazione rappresenta un cambio di mindset considerevole: oggi apprendere è fondamentale non per ‘mettere da parte’ nozioni che potrebbero servire in futuro ma, al contrario, per testarle e applicarle immediatamente ‘. Nel dettaglio le 8 pratiche di hybrid working individuate da Cegos: Working from anywhere. Crea la tua working area. Lavorare bene richiede una buona postazione , sia che ci si trovi a casa, in un ufficio in coworking o in mobilità. Significa trovare il posto giusto, sufficientemente protetto se non si ha uno spazio dedicato, prestando attenzione alla scelta dei mobili, con almeno una sedia da ufficio essenziale per una corretta postura, senza dimenticare il gusto estetico, utilizzando colori o piante d’ arredo che favoriscono concentrazione e creatività. Resta connesso. È importante cogliere le opportunità del remote working e sperimentare nuove abitudini, che medino tra la focalizzazione sui compiti e il mantenimento dei legami sociali con colleghi e clienti; quindi attività chiare, responsabilità definite, fiducia tra i membri, procedure e strumenti comuni di collaborazione scelti in base all’ obiettivo da raggiungere, ma anche condivisione di informazioni e di eventi in corso – anche se riguardano un solo compagno del team – e incontri face to face almeno una volta all’ anno per consolidare la cultura aziendale. I tool tecnologici dovranno aiutare anche a superare il proximity bias portato dall’ hybrid working, ovvero la dinamica che porta a favorire chi si incontra di persona. E poi più attenzione da parte di tutti su: puntualità nelle riunioni (5 minuti di ritardo sono imperdonabili da remoto), mantenimento della webcam accesa ed uso eccessivo di e-mail, telefonate e videoconferenze. Time management. Pianifica in anticipo le attività principali. Il segreto per la gestione del tempo è una buona to do list nelle pratiche di hybrid working, ma come terminare la giornata sulle attività davvero importanti senza interruzioni di e-mail e chiamate? Ecco 4 consigli : definire le priorità distinguendo tra alta e bassa urgenza e importanza, stimare la durata dei compiti ritagliandosi un margine di sicurezza per gli imprevisti, utilizzare dei tool per la gestione delle mansioni e segmentare il lavoro in micro-attività per auto motivarsi. Tenere poi a mente i 3 principi per essere più produttivi: la legge di Pareto , che serve ad identificare ogni giorno il 20% delle attività strategiche che permetteranno di raggiungere l’ 80% dei risultati, la legge di Parkinson che, sottolineando come il lavoro tenda a dilatarsi in base al tempo che si ha a disposizione, afferma che riuscire a rispettare le scadenze sarà fonte di grande soddisfazione e benessere e, infine, il principio di Laborit che, basandosi sul fatto che le ore del giorno non sono equivalenti fra loro, suggerisce di dedicare la mattina alle attività più strategiche e il pomeriggio a quelle di routine. Workload Management. Concentrati per gestire al meglio il lavoro. 10 sotto-consigli per non farsi distrarre da notifiche ed e-mail, evitare il multitasking e trovare la giusta concentrazione per ogni attività dell’ hybrid working. Fissare un obiettivo concreto: se viene raggiunto aumenterà di 10 volte la motivazione del cervello a rimanere concentrato. Fare una cosa alla volta : lavorare contemporaneamente su più progetti è controproducente. Lavorare con continuità : un’ interruzione costa più della durata dell’ interruzione stessa. Isolarsi da richieste esterne : imparare a dire «no» con assertività, benevolenza e diplomazia. Rispettare la crono-biologia personale : isolarsi dalle distrazioni esterne durante i picchi fisiologici di efficacia. Godersi le prime ore del mattino senza e-mail! Il cervello è pronto a concentrarsi sul primo task che gli dirai di affrontare. Prepararsi il giorno prima a lavorare su un determinato argomento, attraverso una serie di piccole azioni compiute in breve tempo e con un carico mentale molto Creare il proprio rituale di inizio per predisporre la mente ad essere efficace e inquadrare i compiti da svolgere. Lavorare sulla durata delle sequenze di concentrazione, cioè sia sulla resistenza personale alla distrazione quando si decide di concentrarsi su un soggetto sia sul tempo massimo per rimanere Allenare l’ attenzione divertendosi per rafforzare la profondità di concentrazione, ovvero la capacità di focalizzarsi su una cosa ad esclusione di tutte le altre. Positive thinking. Attiva un atteggiamento positivo. Adottare un approccio positivo nell’ hybrid working consente di vedere gli eventi da un’ angolazione diversa e mantenere relazioni armoniose con gli altri. Con l’ analisi transazionale è possibile allenarsi incrociando mentalmente su 4 assi quello che si pensa di sé stessi in un dato momento con quello che si pensa dell’ altro per scegliere così la ‘postura’ giusta e passare rapidamente ad un atteggiamento ++; più velocemente si reagisce, minore sforzo si dovrà fare per ripristinare la situazione prima che si aggravi. I comportamenti che favoriscono lo sviluppo dell’ ottimismo sono legati alla capacità di interpretare gli eventi che si vivono, cercando di ‘migliorarli’. Ciò vuol dire, quindi, trarre il meglio dalle situazioni in cui ci si trova, siano esse complicate o inaspettate; è una skill sempre più richiesta ai manager prima di tutto. Become influencer. Fai crescere la tua area di influenza. La situazione attuale è senza precedenti e non sarà risolta con un ritorno al passato. Per questo non è possibile essere attendisti: meglio essere proattivi dandosi una prospettiva sia professionale che personale e intervenire su ciò che è nella nostra sfera di influenza per realizzarlo . Con influenza non si intende manipolazione, ma chiarificazione dei propri obiettivi e apertura all’ altro con fiducia. A livello manageriale si traduce nell’ esercitare una leadership gentile, ovvero caratterizzata da sincerità, assenza di conflitto di interessi, rispetto, fiducia negli altri e spirito di squadra. Free thinking. Potenziare la creatività. La creatività è una delle soft skill più richieste dalle aziende oggi che adottano l’ hybrid working. Sia in un ambiente professionale che nella vita privata, essere creativi significa trovare soluzioni nuove e originali alle difficoltà che si presentano, portando innovazione. Siamo tutti creativi e ci si può allenare in due modi per incrementare questa capacità: leggendo molto, osservando e prestando attenzione ai piccoli eventi quotidiani per riempirsi di ispirazione e iniziando qualcosa di nuovo che permetta di vivere un’ esperienza ricca e diversa dalla routine. È importante essere consapevoli delle 4 fasi per risolvere i problemi complessi: raccogliere dati e informazioni, prendersi uno stacco mentale (incubazione), annotare tutto senza censura (illuminazione), valutare le idee nel contesto e realizzarle. Get fit. Mantieni in forma corpo e mente. Nell’ hybrid working occorre aumentare la capacità di promuovere il benessere. Il giusto approccio è praticare attività fisica, oltre a dare la priorità a buone abitudini quotidiane ed esigenze di base come relazioni umane, sonno e alimentazione. E poi combattere lo stress attraverso il ‘fare’ , pianificando con cura, allenando l’ assertività imparando a dire di no quando è opportuno, ponendosi obiettivi chiari e misurabili, prestando attenzione all’ impulsività per evitare di generare altri ‘problemi’ ed essendo più sicuri di sé in generale. L’ equilibrio tra lavoro e vita privata – o work-life balance – corrisponde alla costante ricerca di un’ armonia e va promosso su base giornaliera o settimanale, durante tutto l’ anno.

FONTE: https://www.bitmat.it

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